1. Algemeen

• Deze algemene voorwaarden (“Algemene Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle aanbiedingen van Watchful B.V. (“Watchful”) en haar overeenkomsten met haar klanten.
• Alle aanbiedingen van Watchful zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.
• Van deze Algemene Voorwaarden kan slechts schriftelijk worden afgeweken met een uitdrukkelijke verwijzing naar de specifieke bepaling van deze Algemene Voorwaarden.

2. Intellectueel Eigendom

• Alle Intellectuele eigendomsrechten op de op grond van de overeenkomst ontwikkelde, of ter beschikking gestelde materialen en software behoren toe aan Watchful.
• Watchful verleent een gebruiksrecht op door haar in het kader van de overeenkomst verstrekte materialen (zoals: documenten, rapporten, presentaties, gegevens). Dit gebruiksrecht is uitsluitend beperkt voor interne doeleinden en is niet overdraagbaar, sub-licentieerbaar of exclusief. Het gebruiksrecht wordt altijd verstrekt onder de opschortende voorwaarde dat alle facturen van Watchful tijdig en volledig betaald worden.
• Watchful verstrekt aan Klant een gebruikersrecht op door haar ontwikkelde software en/of het dashboard (“Licentie”) tegen een overeengekomen prijs. Licenties zijn nooit overdraagbaar, sub-licentieerbaar of exclusief. Licenties zijn altijd in tijd beperkt conform de overeengekomen periode. Voor zover de klant software of het dashboard van Watchful op haar eigen systemen heeft geplaatst, dient zij deze binnen twee weken na het verstrijken van een Licentie te verwijderen. Licenties worden altijd verstrekt onder de opschortende voorwaarde dat alle facturen van Watchful tijdig en volledig betaald worden.
• Na het verstrijken van de Licentieperiode wordt de Licentie automatisch voor één jaar verlengd tegen dezelfde voorwaarden, tenzij deze schriftelijk is opgezegd, met een opzegtermijn van vier maanden.
• Bij de eerste Licentieovereenkomst met een klant biedt Watchful maximaal 10 manuren aan ondersteuning op afstand bij het installeren van de software en het instellen van het dashboard. Daarnaast biedt Watchful per klant 2 manuren per maand aan ondersteuning op afstand bij het gebruik van de software en het dashboard. Al het meerdere aan ondersteuningswerkzaamheden wordt gefactureerd tegen een uurtarief van € 120,- per uur.

3. De software

• De klant is zelf verantwoordelijk voor installatie van Watchful software op zijn systemen.
• Watchful stelt daarnaast een dashboard ter beschikking waarmee de klant de software kan managen en de resultaten van de software kan inzien. Het dashboard wordt standaard door Watchful gehost, maar kan op verzoek ook on premise geïnstalleerd worden. Het dashboard wordt geleverd “AS AVAILABLE”. Watchful garandeert dus niet de beschikbaarheid van het dashboard.
• Als Watchful informatie van de klant host, dan mag zij die informatie verwijderen indien zij van mening is dat zij daartoe verplicht is krachtens artikel 16 DSA.
• De klant zal de software en het dashboard niet gebruiken op een wijze die een onnodige belasting vormt van het systeem van Watchful. De klant zal ook niet automatisch gegevens opvragen of onttrekken uit het dashboard.
• De klant mag niet zelf wijzigingen aanbrengen in de software of het dashboard of deze software reverse engineeren.
• De software scant automatisch het apparaat waarop het geïnstalleerd is. Inherent aan dit proces is dat de software niet volledig accuraat is. De resultaten die de software genereert moeten dus altijd worden geverifieerd door een mens.
• De software en het dashboard zijn door Watchful zelf ontwikkeld. Watchful heeft daarbij de zorgvuldigheid in acht genomen die verwacht mag worden van een goed ontwikkelaar. Watchful is echter niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het gebruik van het software, welke schade, onder meer kan bestaan uit het verlies van gegevens, wijziging van gegevens en het niet functioneren van systemen. Dit artikel is niet van toepassing als enige schade ontstaat doordat de bovenstaande zorgvuldigheidsnorm overtreden is.

4. Gegevensbescherming

• Als de software op een apparaat geïnstalleerd is, dan verzendt de software metadata van dat apparaat naar de servers van Watchful. Dat is een verwerking van persoonsgegevens, met de volgende kenmerken:
  1. Aard: Het verzenden van metadata en het gebruiken van die metadata om op overzichtelijke wijze in een dashboard weer te geven alsook het eventueel verlenen van support bij het gebruik van de software of het dashboard en het versturen van updates.
  2. Doel: door de klant te bepalen

• Duur: de klant kan zelf bewaartermijnen instellen in het dashboard en persoonsgegevens verwijderen. Drie maanden na de beëindiging van de licentieovereenkomst worden alle persoonsgegevens permanent verwijderd.

1. Soort persoonsgegevens: metadata (geen bijzondere persoonsgegevens) en emailadressen
2. Categorieën betrokkenen: werknemers van de klant
3. Verwerkingsverantwoordelijke: klant

• Verwerker:

• Partijen garanderen over en weer dat zij aan al hun verplichtingen voldoen die op hen rusten krachtens de AVG en aanverwante regelgeving.
• Watchful verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van rechtmatige schriftelijke instructies van de klant.
• Watchful geeft de persoonsgegevens niet door aan derde landen, zoals bedoeld in artikel 44 en verder AVG, tenzij is voldaan aan de vereisten van de AVG. Watchful zal de klant op voorhand informeren over een eventuele doorgifte.
• Watchful maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers. Watchful mag andere sub-verwerkers inschakelen, op voorwaarde dat Watchful de klant daarvan op voorhand inlicht en de klant vervolgens bezwaar mag maken tegen deze sub-verwerker. Watchful legt aan iedere sub-verwerker dezelfde verplichtingen op als waaraan zij gebonden is volgens dit artikel.
• Watchful is met al haar medewerkers een geheimhoudingsbeding overeengekomen op grond waarvan die medewerkers de persoonsgegevens vertrouwelijk dienen te behandelen.
• Watchful neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatig verlies, verwerking of aanpassing. Deze maatregelen bestaan eruit dat Watchful ISO 27001 gecertificeerd is én jaarlijks een pentest laat uitvoeren op haar software. De certificaten en pentest-rapporten zijn op verzoek verkrijgbaar.
• Watchful verleent aan klant redelijke medewerking bij het voldoen aan verzoeken van betrokkenen of onderzoeken van toezichthoudende autoriteiten.
• Indien Watchful bekend raakt met een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens van de klant betrokken zijn, zal Watchful de klant daarvan zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 48 uur, informeren.
• Watchful zal aan koper alle informatie verstrekken die nodig is om de nakoming van de in dit artikel opgelegde verplichtingen aan te tonen.
• Na de beëindiging van de overeenkomst kan de klant de gegevens handmatig in het dashboard exporteren en verwijderen. Twee maanden na de beëindiging van de overeenkomst worden alle gegevens permanent verwijderd.
• De klant mag op haar kosten een deskundige derde partij verzoeken een audit uit te voeren naar de naleving van de verplichtingen in dit artikel. Watchful verleent medewerking aan zo’n audit op de volgende voorwaarden. Een audit moet altijd minimaal 30 dagen van de voren worden aangekondigd. Een audit vindt enkel plaats tijdens kantooruren. De audit is beperkt tot de persoonsgegevens van de klant. De auditor zorgt ervoor dat hij Watchful zo weinig mogelijk belast bij het uitvoeren van de audit. Watchful krijgt inzage in een concept van het auditrapport en mag daarop commentaar geven. Watchful krijgt een kopie van het definitieve rapport. De auditor en alle door haar ingeschakelde personen moeten aan vertrouwelijkheid gebonden zijn.
• Watchful mag de metadata anonimiseren en de geanonimiseerde gegevens vervolgens gebruiken voor haar eigen doeleinden. Van anonimisering is sprake als de gegevens onomkeerbaar niet meer herleidbaar zijn naar geïdentificeerde of identificeerbare betrokkenen.

5. Beveiliging

• De klant kan één of meerdere accounts aanmaken om toegang te verkrijgen tot het Dashboard. De klant is zelf verantwoordelijk voor een goede beveiliging van dit account, onder meer door deugdelijk wachtwoordbeheer en gebruik van twee-factor authenticatie. De klant garandeert dat hij uitsluitend een account zal verstrekken aan bevoegde personen. De klant zal Watchful zo spoedig mogelijk informeren als hij vermoedt of weet dat de beveiliging van het account aangetast is.

6. Geheimhouding

• Partijen zullen de informatie die zij van elkaar ontvangen geheimhouden, tenzij de andere partij uitdrukkelijk toestemming geeft voor het verstrekken van bepaalde informatie, er een wettelijke verplichting op een partij rust om informatie te verstrekken, of indien de informatie al openbaar is.
• De software en de broncode daarvan is een bedrijfsgeheim van Watchful. De Klant mag de broncode niet zelf gebruiken, zich daartoe toegang verschaffen of wijzigen. De klant mag de software enkel gebruiken voor het doel waarvoor deze is verstrekt.

7. Aansprakelijkheid

• Watchful is verzekerd voor bedrijfsaansprakelijkheid tot een bedrag van € 2.500.000,- per aanspraak met een maximum van € 5.000.000,- Een kopie van haar polis is op verzoek verkrijgbaar. Iedere aansprakelijkheid van Watchful is beperkt tot het bedrag dat onder die polis wordt uitgekeerd. Watchful is verder niet aansprakelijk. Artikel 7.1 is niet van toepassing als enige schade wordt veroorzaakt door opzet of grove schuld. In het geval de polis eindigt zal Watchful zich inspannen een nieuwe polis te verkrijgen tegen vergelijkbare voorwaarden.
• Voor zover art. 7.1 niet van toepassing is, is de totale aansprakelijkheid per kalenderjaar van Watchful beperkt tot tweemaal de licentievergoeding die de klant in dat kalenderjaar heeft betaald.

8. Opzegging

• Partijen zijn ieder gerechtigd de overeenkomst op te zeggen als:
  1. de andere partij in staat van faillissement komt te verkeren of voor die partij surseance van betaling is verleend;
  2. de onderneming of hoofdactiviteit van de andere partij wordt geliquideerd, gestaakt of beëindigd anders dan ten behoeve van een reconstructie of samenvoeging van die partij.

9. Overig

• Voor zover Watchful in het kader van een overeenkomst met haar klant rapporten opstelt, materialen verstrekt of andere uitingen doet, garandeert zij niet de juistheid van de inhoud daarvan. Deze worden steeds opgesteld met de zorgvuldigheid zoals van een goede consultant verwacht mag worden. Watchful is daarbij afhankelijk van de juistheid van de informatie die zij ontvangt van de klant. Daarnaast baseert Watchful haar rapporten op informatie die verkregen is vanuit de detectiesoftware. De Klant begrijpt dat deze software niet altijd accuraat is.
• Alle overeengekomen termijnen zijn indicatief, behoudens betaaltermijnen.
• Alle facturen van Watchful moeten betaald worden binnen 14 dagen na factuurdatum.
• Alle overeengekomen bedragen zijn exclusief omzetbelasting en onkosten die Watchful moet maken zoals reis- en verblijf kosten en de kosten van materialen of software. Deze kosten worden een-op-een doorbelast door Watchful, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
• Als meerdere klanten partij zijn bij een overeenkomst zijn zij hoofdelijk aansprakelijk voor ieder van hun verplichtingen.
• Watchful mag alle overeengekomen bedragen per 1 januari van ieder kalenderjaar verhogen met de jaarmutatie van de consumentenprijsindex die wordt gepubliceerd door het CBS over het jaar ervoor plus 5 %.
• Watchful mag de handelsnaam en het merk van de klant gebruiken voor promotionele doeleinden, mits zij dat doet op een wijze die geen afbreuk doet aan de goede reputatie van de klant of het merk. Watchful zal de klant altijd op voorhand informeren over dergelijk gebruik
• Als enig beding in de overeenkomst of de Algemene Voorwaarden niet geldend zou zijn, dan zullen partijen handelen op een wijze die zoveel mogelijk in overeenstemming is met hun bedoelingen bij deze overeenkomst.
• Nederlands recht is van toepassing op alle geschillen tussen Watchful en de klant. Het Weens koopverdrag 1980 wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
• De Rechtbank Midden-Nederland, is bij uitsluiting, bevoegd te oordelen over enig geschil tussen Watchful en de klant.